Načrtujte podjetniške zabave – da bodo nepozabne!
Prav to je bistvo: načrtovanje nepozabnega dogodka! To lahko »preizkusite« na sebi: kaj si zapomnite (še posebej, če ste že dlje časa zaposleni pri svojem delodajalcu)? Na 24. usklajevalno sestanek? Ali na podjetniške zabave, na katerih si se končno lahko nekoliko bolj sproščeno pogovarjal s sodelavci in nadrejenimi ter se lepo zabaval?
Čeprav imajo podjetniške zabave tako pomembno vlogo v poklicni poti, se njihovo načrtovanje pogosto odvija bolj obrobno. Ogromne naloge je torej treba opraviti vzporedno z vsakodnevnim delovnim obsegom, kar je škoda, saj lahko, kot smo že omenili, podjetniške zabave postanejo pravi mejniki v zgodovini podjetja. Nekaterih stvari sicer ni mogoče spremeniti, lahko pa poskrbimo za učinkovito načrtovanje in se po možnosti izognemo napakam, ki so jih že storili drugi. Tu pride v igro naš članek o načrtovanju podjetniških praznovanj!
Vrsta praznovanja – kaj pravzaprav praznujemo?!
To vprašanje je sicer preprosto, a predstavlja trdno izhodišče za uspešno načrtovanje. Obletnica podjetja, predstavitev izdelka, dogodek za krepitev ekipnega duha ali letna božična zabava? Kaj sploh praznujemo? Od tega so odvisne ključne odločitve, kot sta izbira lokacije in število udeležencev. Pri dogodkih za krepitev ekipnega duha je pogosto dobro »preprosto priti ven«, saj razmišljanje zunaj okvirjev ne deluje vedno sredi okvirjev, torej v lastnih pisarniških ali poslovnih prostorih. Če je treba povabiti tudi družine zaposlenih, je preprosto potrebno več prostora za aktivnosti, predstavitev izdelka pa se z nekaj priprave in ustvarjalnosti lahko praznuje tudi v lastnih prostorih.
Kdo praznuje s kom?
Glede na priložnost se je treba lotiti sestavljanja seznama gostov. Pri tem je potrebno tesno usklajevanje z vsemi vpletenimi stranmi – saj ni nič bolj neprijetnega kot to, da se določene zaposlene preprosto pozabi, torej ne povabi. Ali naj se slovesnosti udeležijo le notranji zaposleni ali tudi zunanji gostje? Na primer poslovni partnerji ali družine zaposlenih? Glede na število udeležencev se lahko izbere lokacija.
Kako praznujemo?
Pogosto si mislimo, da zadostujejo že nekaj kozarcev, krožnikov in majhnih prigrizkov, saj se ljudje vendar želijo le skupaj zabavati. Da bi takšna priprava prinesla uspešno praznovanje, je verjetno potrebna zelo izkušena »praznovalna ekipa«, kar pomeni, da to deluje le v redkih primerih… Raje načrtuj v velikem in nato skrajšaj seznam dogodkov. Ne izpuščaj nobene ideje in predvsem daj prosto pot svoji ustvarjalnosti:
- Moto?
- DJ / glasba v živo?
- Nastopi na odru?
- Kabaretisti/kabaretistke, voditelji/voditeljice, motivacijski govorniki/govornice?
- Kulinarične vsebine?
- Prireditveni prostor?
- Opremljenost in ponudba?
Morda bi lahko iz tega naredili tudi praznični dan z:
- vodeni ogled, na primer v pivovarni
- skupno delo, na primer pri dirki z milnimi škatlami
- izlet s posebnimi izzivi
- Skupna kuharska prireditev
Dobro premisli, kateri zabavni program ustreza tvojim gostom. Najbolje se posvetuj z vodstvom posamezne ekipe, kaj je primerno za posamezne zaposlene. Če načrtuješ dogodek za zunanje goste, je treba prav tako pretehtati, kaj je primerno. Skratka: vse je mogoče, vsaj dokler niso določene proračunske omejitve (ta »motilni dejavnik« smo zato namerno umestili na konec tega članka, da ne bi pokvaril razpoloženja).
Vabite, vabite, vabite
Medtem ko verjetno skoraj vsi čakajo na božično zabavo – saj je ta fiksni letni dogodek –, je pri posebnih »enkratnih« dogodkih treba seči nekoliko globlje v komunikacijski arzenal. Tudi tu je spet odvisno od tega, kaj točno se praznuje. Tako lahko po pošti poslano, skrbno oblikovano vabilo predstavitvi novega izdelka doda bolj uradni značaj. Za dogodek za krepitev ekipnega duha pa morda zadostuje že e-pošta, vabilo na sestanek in obvestilo, razobešeno na vidnem mestu v pisarni, v proizvodnih prostorih podjetja ali v kuhinji za kavo.
Kako naj to vse organiziram?
Tu pridemo do dejansko najtežjega dela oziroma do tistega, česar se verjetno boji večina organizatorjev, namreč do samega načrtovanja! Dober nasvet, ki pa je hkrati lahko tudi slab: morda imate kolege, ki so že v preteklosti bili zadolženi za načrtovanje podjetniških zabav, pri tem pridobili izkušnje in jih lahko posredujejo naprej. Ni treba, da začnete, tako rekoč, z nič. To pa je hkrati tudi negativna stran celotne zadeve, saj starih vzorcev načrtovanja ne bi smeli ponovno uporabiti dobesedno. Nove ideje lahko v praznovanja vnesejo svež veter – če je bila na primer ista lokacija izbrana že x-tič, bi morda bil čas za nekaj novega?
Tudi notranje povpraševanje, ali obstajajo motivirani prostovoljci, se lahko izkaže za zelo koristno. Pogosto so prav tisti sodelavci, od katerih tega najmanj pričakujemo, tisti, ki se nenadoma izkažejo za kos nalogi ter z ogromno predanostjo načrtujejo, organizirajo, izvajajo in poskrbijo, da je praznovanje nepozabno.
„Ovira“ – proračun
Končno je seveda tudi proračun odločilnega pomena za načrtovanje. Če torej zadošča le za kabaretista/kabaretistko, za ostalo pa ni več denarja niti za hrano niti za božična darila, bi lahko bil proračun napačno porabljen – in sodelavci bodo skoraj zagotovo razočarani (razen če je kabaretist/kabaretistka resnično zelo zabaven/zabavna). Usklajevanje z finančnim oddelkom lahko prinese jasnost, pa tudi možnosti za prihranke: ali so morda deli praznovanja ali celo celoten dogodek davčno odbitni?
Na splošno lahko dobra priprava prihrani čas, ki ga lahko neposredno izkoristite za prijetne vidike načrtovanja: razvijanje idej in ustvarjalnosti ter pobiranje vseh zaslug in pohval kot organizator!
